月曜日のお助けサンライオンです。
今日は「情報整理・要約」にしぼってお話しします。
よくある誤解は、
「AIに丸ごとまとめてもらえば、そのまま使える」という思い込みです。
実はここが、いちばん失敗しやすいポイントです。
今回の切り口は、
よく失敗しがちな使い方と回避のコツ。
具体的な場面は、
資料を作る直前です。
会議のメモやチャットの履歴を見返しながら、
スライドを作ろうとしているとき。
情報はたくさんあるのに、
どれを資料に入れるべきか決めきれない。
この状態でAIにそのまま「要約して」と頼むと、
無難だけれど、ぼんやりした文章が返ってきがちです。
回避のコツは、
「何のための資料か」を先に伝えることです。
たとえば、
・上司への進捗報告用
・企画を通すための説明用
この一言を添えるだけで、
まとめ方の軸が変わります。
AIにできることは、
大量のメモから
・重複している意見
・決まったこと
・まだ未決定のこと
を整理し、項目ごとに分けることです。
自分一人で読み返すよりも、
抜けや偏りに気づきやすくなります。
資料を作る直前に使う場合は、
「3つの要点に分けて」
「決定事項と課題を分けて」など、
形を指定するのも効果的です。
そうすると、スライドの見出しがそのまま決まります。
楽になるのは、
時間です。
ゼロから考える時間ではなく、
整った材料を並べ替える時間に変わるからです。
頭の中の混乱をほどく作業を、
AIに一部任せられます。
全部を書いてもらうのではなく、
散らかった情報を整える係として使う。
それだけでも、資料づくりの負担は大きく変わります。
来週は、また別のAIの使い道を一つだけ取り上げます。
